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FORMATION INFORMATIQUE - MICROSOFT OUTLOOK - Fonctions avancées - Formation initiale - 1 jour - Présentiel

Formation mixte
7 heures (1 jour)
Accessible
À partir de 250 € HT Préinscription
Représentation de la formation : FORMATION INFORMATIQUE - MICROSOFT OUTLOOK - Fonctions avancées - Formation initiale - 1 jour - Présentiel

Les certifications de notre organisme de formation

QUALIOPI Catégorie d'action : actions de formation DATADOCK
Formation créée le 18/12/2020. Dernière mise à jour le 24/08/2021

Programme de la formation Version PDF

Ce module de formation est destiné à toute personne souhaitant se perfectionner dans les fonctions avancées d'Outlook.

Objectifs de la formation

  • Connaître les possibilités d’automatisation afin de gagner du temps (Signatures spécifiques, modèles, règles, mises en forme conditionnelle, suivis et catégorisations, recherches avancées…)
  • Exploiter les fonctions avancées du calendrier
  • Trier, filtrer et regrouper les contacts
  • Utiliser au mieux les tâches, les classer et transformer un message en tâche
  • Savoir optimiser la gestion et l’archivage des messages

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Tout secteur d'activité
  • Toute personne souhaitant maîtriser les fonctions avancées d'Outlook
  • Formation & handicap : contacter notre référent handicap PREVAT pour les modalités d'adaptation du parcours de formation
Pré-requis
  • Une maîtrise des fonctions essentielles de Outlook est fortement conseillée

Contenu de la formation

  • ENVIRONNEMENT ET SAUVEGARDE DANS OUTLOOK :
    • Étude approfondie des différentes Options Outlook : Personnalisation de la barre d’accès rapide et du ruban ; Compte Office
    • Vérification des propriétés d’un dossier (taille)
    • Création d’un fichier d’archivage Outlook (.pst) ; Choix et Paramétrage de l’archivage
    • Gestion des droits d’accès et ouverture du dossier d’un autre utilisateur
    • Création de catégories de couleurs pour classer et filtrer les éléments Outlook
    • Utilisation des indicateurs de suivi
    • Création et gestion de règles d’automatisation
    • Perfectionnement sur le Gestionnaire d’absence (messages différents, ajout de règles)
    • Choix de la mise en page et de l’impression des différents éléments Outlook ; Impression en PDF
  • PERFECTIONNEMENT SUR LA MESSAGERIE OUTLOOK :
    • Paramétrage des différentes possibilités d’affichage (conversation, Tris, Groupement, Mise en forme conditionnelle, Ajout de colonnes, Filtrages)
    • Compression et Rognage d’images dans un message ; Suppression dans un message des pièces jointes une fois enregistrées; Nettoyage en fonction de critères de date ou de poids
    • Étude complète des options de distribution (bouton de vote, livraison différée, réponse à…)
    • Choix du format de message ; Papier à lettre et Thème ; Utilisation des Styles ; Insertion de divers éléments (Pièces jointes Calendrier, cartes de visite, messages, rendez-vous, Tableaux, Liens hypertextes, Images compressées…) ; Choix des éléments à rendre toujours disponibles (De/Cci)
    • Suivi et catégorisation de message dans Outlook
    • Création et utilisation d’un modèle de message
    • Perfectionnement sur les signatures (lien hypertexte) ; Utilisation comme insertion automatique ; Génération d’une carte de visite
    • Programmation d’actions rapides
    • Utilisation des options de courrier indésirable dans Outlook
    • Perfectionnement sur les Outils de recherche avancés : Choix de l’étendue et des critères ; Indexation
    • Gestion des flux RSS
  • PERFECTIONNEMENT SUR LES CARNETS DE CONTACTS :
    • Suivi de l’activité d’un contact ; Catégorisation ; Ajout de champs ; Paramétrage de l’affichage des contacts
    • Développement d’une liste de distribution ; Mise à jour ; Transfert d’une liste de distribution
    • Créer et suivre une liste de contacts.
    • Personnalisation de l'apparence des contacts.
    • Comment trier, filtrer et regrouper les contacts.
    • Les formats d'affichage et de colonnes.
    • Faire un publipostage à partir des contacts.
    • Création et gestion de plusieurs carnets de contacts ; Import/Export de contacts
    • Autorisation d’accès et partage d’un carnet de contacts
  • PERFECTIONNEMENT SUR LES CALENDRIERS DANS OUTLOOK :
    • Paramétrage de l’affichage (Second fuseau horaires, Numéro de semaine, Changement de couleur) ; Création groupe de calendrier
    • Choix des options (Rappel, type de visibilité, caractère privé, répétition, classement par couleur…) ; Utilisation des catégories ; Gestion de la répétition
    • Autorisation d’accès, partage, ouverture d’un calendrier partagé ; Choix de l’affichage de calendriers partagés
    • Réunion en ligne
    • Les différents envois de calendrier
    • Les différents modes d’impression du calendrier
  • PERFECTIONNEMENT SUR LES TACHES :
    • Gestion des tâches répétitives dans Outlook
    • Regroupement et suivi des actions à faire ; Affectations et tâches partagées
    • Créer, modifier et suivre une liste de tâches
    • Classer les tâches par ordre de priorité
    • Assigner, répondre et transférer des tâches
    • Transformer un message en tâche
Équipe pédagogique

Intervenant(e) spécialisé(e) en bureautique

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
  • Feuille de présence / Formulaire individuel d'évaluation de fin de formation / Attestation de fin de formation / Mise à disposition mémo apprenant en ligne
  • Questions orales ou écrites / Mises en situation
Ressources techniques et pédagogiques
  • Exposés théoriques / Etude de cas concrets / Quizz en salle
  • EN INTRA : mise à disposition d'une salle dédiée à la formation avec espace de projection et 1 poste de travail par participant
  • Avoir une bonne compréhension orale et écrite de la langue française (si besoin, interprète possible sur demande / devis)

Qualité et satisfaction

A l'issue de la prestation, un lien vers l'évaluation qualité détaillée vous sera envoyé en consultation. Une note inférieure à 8/10 entrainera une démarche téléphonique de notre part dans un but d'amélioration et de satisfaction.

Capacité d'accueil

Entre 1 et 8 apprenants

Accessibilité

Formation & handicap : contacter notre référent handicap PREVAT pour les modalités d'adaptation du parcours de formation