FORMATION INFORMATIQUE - MICROSOFT OUTLOOK - Fonctions avancées - Formation initiale - 1 jour - Présentiel

Formation créée le 18/12/2020. Dernière mise à jour le 02/09/2022.
Version du programme : 2

Type de formation

Formation mixte

Durée de formation

7 heures (1 jour)

Accessibilité

Oui
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FORMATION INFORMATIQUE - MICROSOFT OUTLOOK - Fonctions avancées - Formation initiale - 1 jour - Présentiel


Ce module de formation est destiné à toute personne souhaitant se perfectionner dans les fonctions avancées d'Outlook.

Version PDF

Objectifs de la formation

  • Connaître les possibilités d’automatisation afin de gagner du temps (Signatures spécifiques, modèles, règles, mises en forme conditionnelle, suivis et catégorisations, recherches avancées…)
  • Exploiter les fonctions avancées du calendrier
  • Trier, filtrer et regrouper les contacts
  • Utiliser au mieux les tâches, les classer et transformer un message en tâche
  • Savoir optimiser la gestion et l’archivage des messages

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Tout secteur d'activité
  • Toute personne souhaitant maîtriser les fonctions avancées d'Outlook
  • Formation & handicap : contacter notre référent handicap PREVAT pour les modalités d'adaptation du parcours de formation au 04 78 59 06 38
Prérequis
  • Une maîtrise des fonctions essentielles de Outlook est fortement conseillée

Contenu de la formation

ENVIRONNEMENT ET SAUVEGARDE DANS OUTLOOK :
  • Étude approfondie des différentes Options Outlook : Personnalisation de la barre d’accès rapide et du ruban ; Compte Office
  • Vérification des propriétés d’un dossier (taille)
  • Création d’un fichier d’archivage Outlook (.pst) ; Choix et Paramétrage de l’archivage
  • Gestion des droits d’accès et ouverture du dossier d’un autre utilisateur
  • Création de catégories de couleurs pour classer et filtrer les éléments Outlook
  • Utilisation des indicateurs de suivi
  • Création et gestion de règles d’automatisation
  • Perfectionnement sur le Gestionnaire d’absence (messages différents, ajout de règles)
  • Choix de la mise en page et de l’impression des différents éléments Outlook ; Impression en PDF
PERFECTIONNEMENT SUR LA MESSAGERIE OUTLOOK :
  • Paramétrage des différentes possibilités d’affichage (conversation, Tris, Groupement, Mise en forme conditionnelle, Ajout de colonnes, Filtrages)
  • Compression et Rognage d’images dans un message ; Suppression dans un message des pièces jointes une fois enregistrées; Nettoyage en fonction de critères de date ou de poids
  • Étude complète des options de distribution (bouton de vote, livraison différée, réponse à…)
  • Choix du format de message ; Papier à lettre et Thème ; Utilisation des Styles ; Insertion de divers éléments (Pièces jointes Calendrier, cartes de visite, messages, rendez-vous, Tableaux, Liens hypertextes, Images compressées…) ; Choix des éléments à rendre toujours disponibles (De/Cci)
  • Suivi et catégorisation de message dans Outlook
  • Création et utilisation d’un modèle de message
  • Perfectionnement sur les signatures (lien hypertexte) ; Utilisation comme insertion automatique ; Génération d’une carte de visite
  • Programmation d’actions rapides
  • Utilisation des options de courrier indésirable dans Outlook
  • Perfectionnement sur les Outils de recherche avancés : Choix de l’étendue et des critères ; Indexation
  • Gestion des flux RSS
PERFECTIONNEMENT SUR LES CARNETS DE CONTACTS :
  • Suivi de l’activité d’un contact ; Catégorisation ; Ajout de champs ; Paramétrage de l’affichage des contacts
  • Développement d’une liste de distribution ; Mise à jour ; Transfert d’une liste de distribution
  • Créer et suivre une liste de contacts.
  • Personnalisation de l'apparence des contacts.
  • Comment trier, filtrer et regrouper les contacts.
  • Les formats d'affichage et de colonnes.
  • Faire un publipostage à partir des contacts.
  • Création et gestion de plusieurs carnets de contacts ; Import/Export de contacts
  • Autorisation d’accès et partage d’un carnet de contacts
PERFECTIONNEMENT SUR LES CALENDRIERS DANS OUTLOOK :
  • Paramétrage de l’affichage (Second fuseau horaires, Numéro de semaine, Changement de couleur) ; Création groupe de calendrier
  • Choix des options (Rappel, type de visibilité, caractère privé, répétition, classement par couleur…) ; Utilisation des catégories ; Gestion de la répétition
  • Autorisation d’accès, partage, ouverture d’un calendrier partagé ; Choix de l’affichage de calendriers partagés
  • Réunion en ligne
  • Les différents envois de calendrier
  • Les différents modes d’impression du calendrier
PERFECTIONNEMENT SUR LES TACHES :
  • Gestion des tâches répétitives dans Outlook
  • Regroupement et suivi des actions à faire ; Affectations et tâches partagées
  • Créer, modifier et suivre une liste de tâches
  • Classer les tâches par ordre de priorité
  • Assigner, répondre et transférer des tâches
  • Transformer un message en tâche

Équipe pédagogique

Intervenant(e) spécialisé(e) en bureautique

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Feuille de présence / Formulaire individuel d'évaluation de fin de formation / Certificat de réalisation
  • Questions orales ou écrites / Mises en situation

Ressources techniques et pédagogiques

  • Exposés théoriques / Etude de cas concrets / Quizz en salle / Mise à disposition mémo apprenant en ligne
  • EN INTRA : mise à disposition d'une salle dédiée à la formation avec espace de projection et 1 poste de travail par participant
  • Avoir une bonne compréhension orale et écrite de la langue française (si besoin, interprète possible sur demande / devis)

Qualité et satisfaction

A l'issue de la prestation, un lien vers l'évaluation qualité détaillée vous sera envoyé en consultation. Une note inférieure à 7,5/10 entrainera une démarche téléphonique de notre part dans un but d'amélioration et de satisfaction.

Capacité d'accueil

Entre 1 et 8 apprenants

Délai d'accès

5 semaines

Accessibilité

_ Formation accessible en INTRA _ Formation & handicap : contacter notre référent handicap PREVAT pour les modalités d'adaptation du parcours de formation au 04 78 59 06 38